辞めた人のアカウント、まだ使える状態になっていませんか。棚卸しは「3つの表」を並べるだけ

「この人、もう辞めてますよね？」

社外の情シスとして会社に入ると、かなりの確率で一度はこの会話になります。退職した人のメールアドレスや、クラウドサービスのアカウントが、使える状態のまま残っている。珍しいことではありません。

誰かがサボっているわけでもなくて、退職の手続きと、アカウントの管理が、別々の人の仕事になっていることがほとんどです。人事は「退職の手続きは終わった」、情シスは「連絡が来ていない」。その間に落ちてしまうんですね。

今日は、これをきれいに片づける方法を書きます。やることは、表を3つ並べるだけです。

なぜ、残っていると困るのか

怖がらせたいわけではないので、短く書きます。

• パスワードが使い回されていると、外部の人に使われることがある
• 辞めた人が、悪気なくログインできてしまう
• ライセンス（利用料）を、使っていない人の分まで払い続けている

最後のひとつは、地味に効きます。棚卸しをすると、だいたいコストも下がります。

棚卸しは、3つの表を並べるだけ

表1：人事の名簿（いま在籍している人）

人事や総務が持っている、最新の社員名簿です。パート・アルバイト、業務委託の方も含めてもらうのがポイントです。

表2：アカウントの一覧

Microsoft 365やGoogle Workspaceの管理画面から、ユーザーの一覧を出力します。CSV（エクセルで開けるファイル）で書き出せます。

できれば、次のようなサービスも並べてみてください。

• 会計・勤怠・給与のシステム
• チャット（SlackやTeams）
• 顧客管理（CRM：お客様の情報をまとめておくシステム）
• ファイル共有サービス

表3：共有アカウントと管理者

ここが一番の盲点です。

• 「info@」のように、複数人で使っているアカウント
• サービスの管理者権限を持っている人
• ドメインやサーバーの契約者（ログインできる人）

辞めた人が管理者のままだった、というケースは本当によくあります。

並べたら、見るのは1点だけ

表1にいないのに、表2・表3にいる人。これだけです。

見つかったら、いきなり削除する前に、ひと呼吸おいてください。

• まずは停止（ログインできない状態）にする
• メールやファイルを引き継ぐ必要がないか、上司に確認する
• 引き継ぎが終わったら削除する

いきなり消すと、大事なメールが一緒に消えてしまうことがあります。停止してから削除。この順番が安全です。

次から、残さないために

一度きれいにしても、半年もすればまた増えます。なので、仕組みにしてしまうのがいちばんです。

• 退職が決まったら、人事から情シスに連絡が届く流れをつくる
• 退職日の当日に止める、と決めておく
• 半年に一度、今日の3つの表をもう一度並べる

特別なツールがなくても、これだけで十分に回ります。

おわりに

アカウントの棚卸しは、地味です。正直、誰もやりたがりません。

でも、やってみると「こんなに残ってたんだ」と驚く会社がほとんどです。そして、終わったあとは、少しすっきりします。年末の大掃除のついでに、一度やってみてください。

手が回らないときは、私たちが代わりに並べます。